So lenken Sie die Aufmerksamkeit der Medien auf sich

Mindestens einmal im Jahr ist es soweit: Der nächste Messetermin steht an und treibt jedem Marketing- und Vertriebsmitarbeiter den Schweiß auf die Stirn. Denn die Vorbereitungen und Umsetzungen sind nicht nur kosten-, sondern auch arbeitsintensiv. Aber mehr als verständlich ist es, dass sich Unternehmen diesem Stress aussetzen, denn Messen sind nach wie vor ein wichtiges Instrument im Marketing-Mix – auch in Zeiten der digitalen Kommunikation: Echte Marktplätze sind notwendig, um Kontakte zu pflegen und mit neuen Kunden ins Gespräch zu kommen. Nicht zu vergessen, bieten sie eine Möglichkeit das Image gegenüber den Mitarbeitern und potentiellen Arbeitskräfte zu stärken: Ein Ankerpunkt für viele Kommunikationsaktivitäten.

Gern wird dann noch schnell mal nach der Presse gerufen. Es ist richtig und wichtig diese Multiplikatoren für das Unternehmen zu nutzen, denn die Medienvertreter sind es, die mit nur einem Artikel oder Blogbeitrag gleich mehrere tausend Empfänger erreichen. Aber auch hier gilt, eine gezielte Vorbereitung führt zu effektiven Berichterstattungen. Wir haben die goldenen Regeln der Messe-PR zusammengestellt.

Frühzeitig strategisch planen

Für die Presse sind Messen, besonders die großen, ein wichtiges Thema. Eine Chance für jedes Unternehmen, mit in die Berichterstattung aufgenommen zu werden. Nicht nur, um vor dem Start potentielle Besucher durch die Messe-Vorschau zu erreichen – und das in tausendfacher Auflage – sondern auch um die Gelegenheit zu nutzen, mit den Redaktionen und Journalisten vorab Kontakte zu knüpfen.

Wichtig ist: Früh lohnt sich! Denn die Redaktionsschlüsse liegen teilweise 6-8 Wochen vor Erscheinen des Magazins. Viele Fachmedien erscheinen auch nur alle 1-2 Monate. In der Pressemitteilung gehört neben den Hallen- und Standnummern auch Informationen über neue Produkte und Highlights, die den Besuchern erwartet. Alle Trümpfe sollten Sie dabei aber nicht ausspielen – der Journalist möchte natürlich einen Anreiz haben, auf Ihren Stand zu kommen.

Ein Tipp: Viele Messen veröffentlichen eigene Messezeitschriften, die am Eingang kostenlos abgegeben werden. Fragen Sie doch einfach mal nach den Konditionen.

Pressemappe sinnvoll erstellen

Ein Klassiker, den viele Unternehmen vernachlässigen, der aber bei den Journalisten noch immer angesagt ist: Die Pressemappe. Sie sind die zentrale Informationsquelle für die Medienvertreter. Gute Hintergrundtexte, Produktneuheiten sowie ein Unternehmensportrait, ansprechenden Fotos und bewegte Bilder gehören zu einer guten Mappe. Obwohl das digitale Zeitalter Einzug gehalten hat, sollte diese ausgedruckt vorliegen, in Kombination mit einem Datenträger. Ein ansprechendes Äußere, ist dabei nicht zu unterschätzen. Platziert ist die Pressemappe gut am Stand selbst sowie in der Presselounge.

Pressefächer nutzen

Welcher Aussteller könnte interessant für meine Leser sein? Mit dieser Frage im Hinterkopf suchen die meisten Medienvertreter zunächst das Pressezentrum auf. Hier liegen die Informationen über die Aussteller bereit. Trotzdem nutzen nur 10 Prozent der Messeteilnehmer die Pressefächer, um mit einer Pressemappe auf sich aufmerksam zu machen. Eine große Chance für Sie! Nutzen Sie den Vorteil, und buchen Sie rechtzeitig ein Pressefach beim Veranstalter. Auch werden diese häufig in digitaler Form angeboten, so dass ein Upload im Vorfeld möglich ist.

Events / Pressegespräche ausloten

Gibt es ein Novum auf dem Markt, das kommuniziert werden muss, lohnt es sich ein Pressegespräch oder gar eine Pressekonferenz durchzuführen. Messen bieten dafür eigene Räumlichkeiten an.

Eine Alternative sind Sponsoring rund um die Messe oder die Teilnahme an Paneldiskussionen und Workshops. Die Messeleitung gibt Ihnen dazu Auskunft. Vielleicht haben Sie Know-How, Erfahrungswerte oder Umfrageergebnisse zu bieten? Oft gibt es Kooperationsmöglichkeiten dazu.

Kleinere Wege, Journalisten und Blogger auf sich aufmerksam zu machen, sind eigene Workshops oder Events am Stand. Auf jeden Fall sollte auch dazu mindestens vier Wochen vorher eingeladen werden. So haben die Redaktionen Zeit, die Termine zu planen.

Blogger-Kooperationen besprechen

Blogger sind für viele Themen gute Multiplikatoren. Ein Grund, sie im Vorfeld der Messe genau unter die Lupe zu nehmen und gezielt an den Stand einzuladen. Die Influencer haben so die Gelegenheit, Ihr Unternehmen kennenzulernen und Sie können mögliche Formen der Zusammenarbeit besprechen. Doch welcher Blogger geht auf welche Messe? Im offiziellen Messe-Hashtag bei Twitter finden Sie diese. Denn viele Blogger twittern vorab über ihren bevorstehenden Besuch.

Social-Media-Kanäle bespielen

Twitter, Instagram, Facebook und Co. lassen sich hervorragend für Ihre Messekommunikation nutzen. Laden Sie Follower rechtzeitig ein, Ihren Messestand zu besuchen. Informieren Sie über Neuigkeiten und Aktivitäten live vor Ort. Nicht zu vergessen: Teilen Sie Fotos, Videos und Vorträge. 

Das gleiche gilt natürlich für die Owned-Media-Kanäle: Kundenmagazin, den Blog, den Newsletter oder die Website.

Nachbearbeitung nicht vergessen

Auch wenn der Stress nun endlich vorbei ist, für die PR-Beauftragten gilt das noch lange nicht. Konnten Sie auf der Messe einen neuen Kunden gewinnen, oder haben sie Kooperationsmöglichkeiten ausgelotet? Berichten Sie doch darüber in einer Pressemitteilung. Nicht zu vergessen, die Nachbearbeitung der Journalisten: Gehen Sie mit den einzelnen noch einmal in Kontakt und sammeln Sie die Artikel, in denen Ihr Unternehmen genannt wurde. Gibt es neue Kontakte, die sie weiter pflegen sollten? Und notieren sie die Quantität und Qualität der Gespräche. Nicht zu vergessen, was würden Sie das nächste Mal anders machen?

FAZIT 

Messen sind ein guter Platz für die Kommunikation. Mit einem strategischen PR-Plan und organisatorischem Geschick, können Sie diese mit Sicherheit als nachhaltige Kommunikationserfolge für das Unternehmen verbuchen.

Falls Sie eine Messe planen und Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.